مدیریت وظایف و به سرانجام رساندن کارها با GTD

تاکنون روشهای برنامه ریزی گوناگونی معرفی شده که  همگی تلاش میکنند ما را به سوی رسیدن به اهداف و مدیریت زمان سوق دهند. کتابها، مقالات و تحقیقات علمی بسیاری در مورد مدیریت زمان، برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف و به سرانجام رساندن کارها ارائه گردیده. برای تصمیم گیری و اجرای برنامه ریزی بهتر است چند روش برنامه ریزی را بدانیم، آنها را در مدت زمان محدودی انجام دهیم. حتی در نهایت می توان ترکیبی اختصاصی از روش های متفاوت را برای خود شخصی سازی و اجرا کنیم. هدف تمام روشها مشابه است و مسلما هر روش نقاط ضعف و قدرت خود را دارد. از آنجا که درگیری های ذهنی و فعالیت روزانه افراد بر اساس سن، شغل، سبک زندگی مختلف است نوع برنامه ریزی تاثیرگذار برای هر فرد می تواند متفاوت باشد.

در این مقاله با برنامه ریزی GTD اشنا می شویم. GTD مخفف Getting Things Done، یک سیستم برنامه‌ ریزی و مدیریت زمان است.  بنیانگذار این روش دیوید آلن، نویسنده و مشاور مدیریت بهره‌وری است که سال ۲۰۰۲ کتاب خود را در این زمینه منتشر نمود این کتاب با نام به سرانجام رساندن کارها به چاپ رسیده است. در این مقاله به چکیده ای از این روش برنامه ریزی اشاره می کنیم.

نکته مهم در  اجرای GTD

در این روش ابتدا تمام کارها و وظایف انجام نشده را هر چند کوچک روی کاغذ می آوریم. تفکر پشت این کار در یک عبارت خلاصه می شود : “ ذهن خود را خالی کنید”

اولین نکته‌ای که در GTD بر آن تأکید می‌شود این است که ذهن ما، قرار نیست انبار نگهداری وظایف و فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها باشد. بخش مهمی از ذهن ما همیشه درگیر کارهای انجام نداده است.

ساده‌ترین کار مثل پرداخت کردن قبض تلفن یا تماس تلفنی با یک دوست، بارها و بارها در ذهن ما مرور می‌شوند و بخشی از ظرفیت ذهنی ما را به خود اختصاص می‌دهند.

اگر یک ظرف داشته باشید که ذهن خود را در آن خالی کنید اوضاع بسیار بهتر می‌شود. این ظرف ممکن است، یک دفترچه‌ی یادداشت باشد؛ یا یک اپلیکیشن که روی موبایل خود نصب کرده‌اید؛ یا وایت‌بوردی که به دیوار خانه یا مجل کار آویخته‌اید.

مهم این است که مطمئن باشید اگر چیزی را آن‌جا نوشتید و ثبت کردید، دیگر لازم نیست آن را به خاطر داشته باشید.

روش GTD چگونه کار میکند؟

این روش برنامه ریزی شامل ۵ مرحله است که ابتدا به صورت خلاصه و سپس به طور کامل شرح داده می شود.:

۱.همه‌چیز را ثبت کنید. 

۲.شفاف‌سازی کنید. 

۳.سازمان‌دهی کنید. 

۴.مرور کنید. 

۵.مشغول شوید.

 

۱.همه‌چیز را ثبت کنید.

فکر کردن به اینکه «من باید این کار را انجام دهم» یا «این اتفاق باید در این زمان بیفتد» کافی نیست. هر آنچه از ذهن شما عبور می‌کند، یک عمل یا یک نیاز است و باید آن را ثبت کنید. اگر موردی در دفترچه‌ی یادداشت شما جا بماند، از توجه شما نیز دور می‌شود. تحقیقات نشان داده کسانی که همه چیز را ثبت می کنند از نظم و اراده بیشتری نسبت به کسانی که کار های خود را ثبت نمی کنند برخوردار هستند .  

۲.شفاف‌سازی کنید.

روی همه‌ی ‌چیزهایی که ثبت کرده‌اید، کار کنید؛ (فقط هنوز سعی نکنید آن‌ها را کامل کنید!) سپس مراحل بعدی را برنامه‌ریزی کنید. تصمیم بگیرید که موارد مختلف در کدام دسته بندی هستند، در دسته‌ی «پروژه» یا «اقدام بعدی» یا دسته های دیگر؟

۳.سازمان‌دهی کنید.

همه‌چیز را در جای خود قرار دهید. تاریخ‌های مهم را به تقویم تان اضافه کنید، وظایف و کار های کم اهمیت تر را به افراد دیگر محول کنید و همه‌چیز را مرتب کنید.

 ۴.مرور کنید.

کارها را در لیست خود نگه دارید و فراموش نکنید که آن‌ها را اصلاح و به‌روز کنید و سعی کنید کار ها را پشت گوش نیندازند . 

۵.مشغول شوید.

کار روی وظایفی را آغاز کنید که بیش‌ترین اهمیت را دارند. انسان ها  با انجام دادن کارها به هدف می رسند ، کارهایتان را درست و اصولی انجام دهید تا به نتیجه دلخواه برسید و مهم ترین بخش کار انجام دادن آن است .

برای انجام برنامه ریزی میتوانید از یک دفترچه کمک بگیرید و روزانه یا هفتگی لیست خود را به روز نمایید. در صورتی که  استفاده از یک اپلیکیشن موبایلی برای شما راحتتر است، به مقاله برنامه ریزی و یادداشت فعالیت های روزانه با اپلیکیشن سربزنید و با تعدادی از اپلیکیشن های برنامه ریز آشنا شوید.

تشریح ۵ مرحله GTD:

مرحله اول: همه‌چیز را ثبت کنید. 

ساده ترین مرحله است که با توجه به توضیحات بالا نیازی به توصیف بیشتر ندارد. درگیری ذهنی خود را با  نوشتن  تمام فعالیت ها و کارها کم کنید. با ذهن آزاد بهتر میتوانید به وظایف خود عمل نمایید.

مرحله دوم: شفاف سازی

کارهایی که در مرحله قبل جمع‌آوری کردید را در این مرحله بررسی می‌کنید:

حال باید ماهیت کارهای یادداشت شده را مشخص کنیم. یعنی اینکه مشخص کنیم که آیا ماهیت این کار طوری هست  که کار قابل اقدام باشد و یا خیر، غیرقابل اقدام است.

با یک مثال تفاوت کار قابل اقدام و غیرقابل اقدام مشخص و واضح میشود. برای مثال شما تصمیم می‌گیرید که به دندان‌پزشکی بروید. آیا این کار قابل اقدام است؟ بله. اما کار غیرقابل اقدام چگونه است؟ فرض کنید شما یک فایل PDF دارید که برایتان بسیار باارزش است. آیا این قابل اقدام است؟ خیر. فقط برایتان باارزش است. پس بهتر است که آن را در جای مناسبی ذخیره کنید. فرض کنید ما ماهیت کار را مشخص کردیم و متوجه شدیم که کار غیرقابل اقدام است. در این حالت باید چکار کنیم؟ در این حالت ما سه ‌راه‌حل داریم. اگر کار برایمان مهم نیست و ارزشی ندارد، آن را دور می‌ریزیم. اگر برایمان مهم است و باید نگهداری شود آن را به روش فیزیکی یا دیجیتال آرشیو می‌کنیم. اگر هم که فعلاً برایمان اهمیت ندارد اما ممکن است در آینده برایمان مهم شود آن را به حالت تعلیق درمی‌آوریم.

در مورد مثال مراجعه به دندانپزشکی،  آیا قابل اقدام است؟ بله. گام بعدی این است که تلفن را برداریم و نوبت بگیریم. به همین راحتی گام بعدی را برای هر کاری مشخص می‌کنیم.

بعد از اینکه گام بعدی را مشخص کردیم چند حالت پیش می‌آید که هرکدام را توضیح می‌دهیم. اگر انجام این کار کمتر از ۲ دقیقه یا حداکثر ۵ دقیقه طول می‌کشد که همین‌الان انجامش دهید. اگر که مدیر هستید و یا به نحو دیگری می‌توانید کار را واگذار کنید، توصیه ما این است که انجام کار را به شخص دیگری بسپارید. اگر هم که بیشتر از ۲ دقیقه طول می‌کشد و خودتان باید انجامش دهید باید آن را در لیست اقدام‌ها قرار دهید. در غیر این صورت آن را برنامه ریزی میکنیم.

جمع بندی این مرحله:

1. باید مشخص کنید که فعالیت قابل اقدام است یا خیر؟ اگر غیرقابل اقدام است، آن را دور می‌اندازید، تعلیق می‌کنید و یا آرشیو می‌کنید.
2. اگر کمتر از ۲ دقیقه انجامش طول می‌کشد همان لحظه انجامش دهید.
3. اگر قابل واسپاری است، آن را واگذار کنید.
4. اگر پروژه است، برای آن برنامه‌ ریزی کنید.
5. اگر بیشتر از دو دقیقه طول می‌کشد، و باید خودتان انجامش دهید به لیست اقدام‌ها منتقلش می‌کنید.
6. اگر جزو حالاتی است که باید در تقویم وارد شود این کار را بکنید.

مرحله سوم: بررسی کردن

در این مرحله، شما باید کارهایی که در مرحله قبل شفاف‌سازی کردید را سازمان‌دهی کنید؛ یعنی برای آن‌ها تاریخ مشخص کنید و سپس آن‌ها را به مکان درستی (لیست مخصوص به خودش) منتقل کنید.

در دفتر خود چند فهرست‌ داشته باشید . هر فهرست ویژه یک نوع خاص از فعالیت است. در ادامه چند نمونه از این فهرستها(لیستها )آمده:

لیست پروژه‌ها

اولین فهرستی که می‌خواهیم درباره آن صحبت کنیم، لیست پروژه‌ها است. در برنامه‌ ریزی به روش GTD، اگر کاری بیش از چند اقدام داشته باشد به آن پروژه میگوییم. به‌عنوان‌مثال نوشتن کتاب یک پروژه است؛ آماده  کردن تحقیق برای مدرسه یک پروژه است. چون از چندین اقدام تشکیل‌شده است. برای مثال نوشتن یک مقاله دانش آموزی می تواند شامل  تعیین موضوع، تعیین منابع، تهیه پیش نویس از تحقیق، مرور و ویرایش، در صورت لزوم مشاوره با دبیر یا متخصص برای رفع ایراد و ویرایش مجدد، چاپ و تهیه جلد باشد. بهتر است که شما هم در فهرست‌هایی که برای خودتان می‌سازید یک لیست برای پروژه‌ها داشته باشید.

در مرور هفتگی لیست پروژه ها، بایستی وظیفه ی مشخصی برای گامِ بعدی هر پروژه تعریف کرده و آن وظیفه را در لیست «کار بعدی» قرار دهید؛ چرا که وظایفی است که گامهای رسیدن به یک نتیجه بلند مدت را مشخص میکند.

لیست اقدام‌ها

دومین فهرستی که بسیار مهم است لیست اقدام‌هاست. شما کارهایی که نیاز به اقدام خاصی از طرف شما دارند را به این لیست منتقل می‌کنید. نکته مهم دیگر آن است که شما می‌توانید چند لیست اقدام، متناسب با شرایط و موقعیت و امکانات خودتان داشته باشید. مثلاً یک لیست اقدام برای محیط کار داشته باشید که وقتی سر کار هستید باید آن‌ها را انجام دهید و یا یک لیست اقدام‌ در خانه داشته باشید که مخصوص کارهای درون خانه است. یک لیست اقدام برای تکالیف مدرسه داشته باشید.

لیست انتظار برای انجام

سومین فهرستی که پیشنهاد می‌کنیم لیست انتظار است. به لیست انتظار لیست پیگیری هم میگوییم. این لیست برای کارهایی هست که باید به سرانجام برسد اما این کار تحت کنترل شما نیست و شخص دیگری باید برای شما انجام دهد. درواقع در این حالت شما منتظر شخص دیگری هستید. و این کار وارد لیست پیگیری یا «انتظار برای» می‌شود. اگر این لیست را به صورت هفتگی مرور و به روز کنید، شما به سرعت کسانی که به قولشان در انجام کاری عمل نکردند را تشخیص میدهید. سپس به شخص مورد نظر، کاری که قرار است انجام دهد را  یادآوری کنید. این کار میتواند از طریق ایمیل، یک تماس تلفنی یا رفتن به دفتر آن همکار و یک یادآوری دوستانه صورت پذیرد. اگر انجام این کار کمتر از دو دقیقه زمان میبرد، همین حالا انجامش دهید. اگر نه، آن را در لیست کار بعدی یادداشت کنید.

لیست ایده ها

گاهی اوقات ایده انجام کاری ذهن را مشغول میکند. ایده ای که خام است و باید کمی پخته شود. در این حالت این کار را به لیست ایده ها منتقل می‌کنید. هر چیزی که متعلق به لیست کار بعدی و لیست پروژه ها نیست ولی دائم در مغزتان چرخ میزند و میگوید که «حواست را به من بده». به عبارتی این لیست حاوی آیتمهایی ست که ایده ی عینی و مشخصی برای انجامشان در حال حاضر  ندارید. صرفا یک ایده ی خام و بالقوه برای عملی کردنش در آینده است. با وجود اینکه از اسم این لیست برمی آید که مربوط به کارهای غیرمهم باشد، قدرت آن را دست کم نگیرید. شاید این ایده ها در آینده اهمیت بالایی در زندگی شما پیدا کنند، پس، از ساخت این لیست غافل نشوید. البته این لیست میتواند به لیستهای جزئی تر تقسیم شود. به این صورت که لیستهای زیر مجموعه ی آن بسته به علاقه شما دسته بندی شوند: بعضی مربوط به سفرها و ایده های رفتن به جاهای مختلف، بعضی مربوط هنر یا یادگیری مبحث جدید ،  بعضی مربوط به غذاهایی که میخواهید در آینده امتحان کنید. در کل این لیستها به شما کمک میکند که کارهایتان را در جایی مطمئن تر از حافظه تان ذخیره کنید. ولی باید به خاطر داشته باشید که تمام آنها بایستی مرتبا وارسی شوند.

تقویم و لیست کارهای بعدی

به جای لیست وظایف روزانه، از تقویم و لیست کار بعدی کمک بگیرید

یک متد کاراتر، استفاده از تقویم و چند لیست کار بعدی ست. تقویم قرار است یک کار را برای ما انجام دهد: قرارهای ما را در خود نگه دارد. در تقویم، هر چیزی به یک روز یا ساعت خاصی اختصاص پیدا میکند. هر وظیفه یا فعالیت عینی دیگر در لیست کار بعدی قرار خواهد گرفت. این لیست به شما امکان انتخاب سریع بین کارها را – در زمانی که فرصت مناسبی برای انجام وظیفه ای پیش آمد – میدهد. فرقی نمیکند که اکنون کجایید، بایستی که لیست کار بعدی همیشه همراهتان باشد. این عادت به شما کمک میکند تا بسته به وضعیتی که در آن قرار گرفتهاید یکی از وظایف موجود در لیست را انجام دهید و از شرش خالص شوید. وقتی زمان انتخاب بین وظایف رسید، به ندای درونی خود گوش فرا دهید. اگر از پیش تعیین کرده اید که چه کاری را انجام دهید، مشکل چندانی برای انتخاب از بین لیست نخواهید داشت. فرض کنید که در فرودگاه هستید و پروازتان برای یک ساعت عقب افتاده است. در این وضعیت از خودتان بپرسید که: در این وضعیت کدام یک از وظایف موجود در لیست کار بعدی را میتوانم انجام دهم؟ در این مدت زمانی که دارم کدام کار را میتوانم به سرانجام برسانم. کدام وظیفه نسبت به انرژی که اکنون در درون خودم حس میکنم، قابل انجام به نظر میرسد؟ کدام وظیفه بالاترین اولویت را دارد؟ با توجه به تعداد وظایفی که بایستی انجام دهید، بد نیست که لیستهای جداگانهای از «کار بعدی» با خود همراه داشته باشید که بسته به محتوایشان دسته بندی شده باشند. به این صورت  وقتی در جایی معطل شده اید، یا منتظر کسی نشسته اید، میدانید که اکنون وقت انجام وظیفه موجود در کدام لیست است.

اما چه‌کارهایی را در تقویم وارد کنیم؟ این نکته مهم است زیرا در روش‌های قدیمی برنامه‌ریزی گفته می‌شود که همه کارها یا حداقل اغلب کارها را باید با زمانشان در تقویم وارد کنیم. درحالی‌که در برنامه‌ ریزی به روش GTD ما به این صورت عمل نمی‌کنیم. شاید بپرسید پس باید چکارهایی در تقویم وارد کرد؟

ما کلاً دو دسته کار خواهیم داشت: کارهایی که باید در روز و ساعت خاصی انجام بشوند و کارهایی که باید هر چه سریع‌تر انجام بشوند. ما گروه اول کارها را در تقویم وارد می‌کنیم. بنابراین از این به بعد با دقت و حواس‌جمعی بیشتری نسبت به تقویم اقدام خواهیم کرد و فقط کارهای خاص آن را در آن وارد می‌کنیم. اگر کاری باید هرچه سریعتر و امروز انجام شود نیازی به وارد کردن در تقویم جهت یادآوری نیست.

مرحله چهارم: مرور

هر هفته زمانی را برای مرور فهرست‌ها و نحوه کار این سیستم برنامه‌ریزی قرار دهید تا مطمئن شوید همه‌چیز درست و به بهترین شکل خود کار می‌کند. نه فقط برای برنامه‌ ریزی به روش GTD، بلکه برای هر روش دیگر و هر موضوع دیگر، خوب است که گاهی اوقات از سخت کار کردن دست بکشیم، یک گام عقب برویم و درباره کاری که انجام می‌دهیم و نحوه انجام آن، فکر کنیم.

مرحله پنجم: اجرا

در این مرحله است که نتایج مراحل قبل خودش را نشان می‌دهد. در مراحل قبل ما چکارهایی انجام دادیم؟ در گام اول ما هر چیزی که به ذهنمان خطور کرد را ضبط کردیم تا ذهنمان از حالت نگهداری اطلاعات خارج شود. در گام دوم ما این موارد را شفاف کردیم و مشخص کردیم که هر کدام شامل چه حالتی می‌شود.

در گام سوم ما فهرست‌ها را تشکیل دادیم و برای هر کدام از موارد یک تاریخ سررسید مشخص کردیم و آن را به لیست مربوط منتقل کردیم.

الآن در این مرحله زمان اقدام فرا رسیده است. در این مرحله است که دو سه مرحله قبل نتیجه می‌دهد و شما با فهرست‌ها و کارهایی با تاریخ سررسید مواجه هستید که باید با تمام وجود سراغشان بروید  و انجامشان بدهید. این مرحله زمان درگیرشدن با کارها و اقدام است.

در تصویر زیر الگوریتم روش GTD به صورت ساده بیان شده است:

 

 

منبع: وب سایتهای متمم، زیرصفر، کانون قلمچی، ایلولا